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« Je suis en vacances » : l'art de rédiger des messages d'absence

L'été est maintenant à nos portes, et de nombreux Québécois et Québécoises en profiteront pour prendre des vacances. On a toujours hâte de partir en vacances; pourtant, on attend souvent à la dernière minute pour enregistrer un message qui indiquera aux personnes qui appelleront pendant cette période qu'on est absent. Mais, à la dernière minute, on ne sait pas très bien quoi dire... et on a hâte de partir! Voici quelques trucs et exemples qui vous aideront à préparer votre message d'absence.

Contenu du message d'absence

Un message d'absence a tout avantage à être concis et sérieux. On s'efforcera d'utiliser un ton de voix accueillant et chaleureux et d'enregistrer le message dans un endroit silencieux.

Le message d'absence doit d'abord confirmer à la personne qui appelle qu'elle est au bon endroit. Pour ce faire, on peut employer l'adverbe ici suivi de notre nom (par exemple : ici Martine Chabot) ou une formule plus complète (par exemple : vous avez bien joint la boîte vocale de Martine Chabot).

Le message doit ensuite spécifier la durée de l'absence. Vous pouvez indiquer uniquement la date de votre retour (par exemple : je suis en vacances jusqu'au 30 juillet) ou spécifier la date de votre départ et celle de votre retour (par exemple : je suis en vacances du 12 au 30 juillet).

C'est possible que la situation qui amène une personne à vous appeler doive être portée à l'attention de quelqu'un avant votre retour. C'est pourquoi il vaut mieux proposer une solution de rechange à la personne qui vous appelle. Vous pouvez lui suggérer de joindre le secrétariat ou encore un ou une collègue qui s'occupe de vos dossiers pendant vos vacances. Spécifiez le numéro de téléphone et le numéro de poste (et non le numéro d'extension ou de local, termes à éviter dans ce contexte) que la personne devra composer et, si c'est possible, le nom de la personne à qui elle devra s'adresser. Évitez d'utiliser la formulation assistance immédiate, puisqu'il ne s'agit pas vraiment d'assistance. Vous pouvez parler d'urgence (par exemple : en cas d'urgence, vous pouvez joindre madame Brigitte Lemieux au 418 877-8879) ou utiliser une formulation plus générale (par exemple : pour joindre le secrétariat, faites le 0).

Le message doit également inviter la personne qui appelle à laisser un message. On peut rappeler, à ce moment, la date de notre retour au travail, date à laquelle on prendra nos messages.

On termine enfin en disant merci ou à bientôt.

Des exemples

Voici deux exemples de message d'absence répondant aux critères énumérés plus haut.

Ici Martine Chabot. Je suis en vacances du 12 au 30 juillet 2010. Pendant mon absence, pour toute question relative à mes dossiers, vous pouvez communiquer avec madame Brigitte Lemieux au 418 877-8879, poste 238. Vous pouvez également me laisser un message et je vous rappellerai à mon retour, le lundi 30 juillet. Merci.

Vous avez bien joint la boîte vocale de Paul Brisson. Je suis en vacances jusqu'au lundi 16 août prochain. Vous pouvez me laisser un message que je prendrai à mon retour ou encore joindre le secrétariat en faisant le 0. Merci.

Courriel

Certains logiciels de courrier électronique permettent d'envoyer une réponse automatique aux gens qui nous écrivent afin de les aviser de notre absence. On peut s'inspirer des suggestions ci-dessus pour rédiger un tel message. On y mentionnera la durée de l'absence (on peut aussi spécifier la raison de l'absence, mais ce n'est pas nécessaire) ainsi que des solutions de rechange, s'il y lieu. On terminera le message par une brève salutation et on y ajoutera notre signature. On pourrait écrire, par exemple :

Je serai en vacances jusqu'au 5 juillet 2010. Pendant mon absence, pour toute question relative à mes dossiers, vous pouvez communiquer avec monsieur Raymond Savard à l'adresse suivante : raymond.savard@oqlf.gouv.qc.ca. Je lirai votre message à mon retour, le lundi 5 juillet.

À bientôt,

Mireille Vachon
Office québécois de la langue française
514 873-7765

Pour en savoir davantage sur les messages téléphoniques et sur la rédaction de courriels, vous pouvez consulter les articles des sections Protocole téléphonique et Courrier électronique de la Banque de dépannage linguistique.