Étapes du traitement des plaintes et des dénonciations

À la réception d’une plainte ou d’une dénonciation, l’Office vérifie si celle-ci contient l’ensemble des informations requises, à savoir le nom de la personne quand il s’agit d’une plainte nominative, le nom de l’entreprise ou de l’organisme de l’Administration visé, ainsi que les faits justifiant la plainte ou la dénonciation.

L’Office ouvre un dossier pour toutes les plaintes et les dénonciations complètes qu’il reçoit et analyse chacune d’elles afin d’en déterminer la recevabilité et le bien-fondé.

L’Office communique avec la personne à l’origine d’une plainte ou d’une dénonciation dans un délai de 30 jours ouvrables, à moins que celle-ci soit anonyme. Cette communication sert à informer la personne concernée que l’Office a reçu sa plainte ou sa dénonciation et qu’une analyse est en cours. La communication contient également le numéro du dossier ouvert à l’Office ainsi que le numéro d’authentification qui permet à la personne à l’origine de la plainte ou de la dénonciation de prendre connaissance à tout moment, sur le site Web de l’Office, de l’état d’avancement de sa plainte ou de sa dénonciation.

Dans certaines circonstances, l’Office peut transmettre la plainte ou la dénonciation à l’organisme qui est compétent pour la traiter, par exemple la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail ou le ministère de la Langue française.

L’Office évalue le bien-fondé de la plainte ou de la dénonciation, notamment en réalisant une inspection dans l’entreprise ou l’organisme de l’Administration visé ou en effectuant des vérifications en ligne, quand il s’agit d’une plainte ou d’une dénonciation au sujet d’un site Web ou d’un compte de média social.

Si l’analyse effectuée révèle que la plainte ou la dénonciation est non fondée, ou si les circonstances ne justifient pas une intervention de l’Office, celui-ci avisera alors la personne à l’origine de la plainte ou de la dénonciation qu’il met fin à son traitement en lui expliquant les motifs de sa décision. L’Office procédera par la suite à la fermeture du dossier.

Lorsque l’analyse démontre que la plainte ou la dénonciation est fondée et recevable, l’Office informe la personne à l’origine de la plainte ou de la dénonciation des prochaines étapes qui toucheront l’entreprise ou l’organisme de l’Administration visé.

L’Office communique avec la personne, l’entreprise ou l’organisme de l’Administration auteur du manquement à la Charte de la langue française et il lui offre le soutien nécessaire pour lui permettre d’effectuer les corrections requises dans un délai raisonnable.

L’Office répond aux questions de la personne, de l’entreprise ou de l’organisme de l’Administration auteur du manquement, il lui transmet les informations pertinentes et il lui explique les mesures correctives qui doivent être apportées. Ils conviennent également d’un échéancier de correction.

Après que les corrections demandées ont été appliquées, l’Office en informe la personne à l’origine de la plainte ou de la dénonciation.

À la suite des interventions de l’Office, si la situation visée par la plainte ou la dénonciation n’est toujours pas conforme aux dispositions de la Charte de la langue française et de ses règlements, l’Office peut ordonner à l’auteur du manquement de se conformer à la Charte ou de cesser d’y contrevenir dans un délai donné.

Cette ordonnance est précédée de l’envoi d’un préavis d’ordonnance. Toute ordonnance peut être contestée auprès du Tribunal administratif du Québec dans les 30 jours suivant sa notification.

Si la personne, l’entreprise ou l’organisme de l’Administration visé par l’ordonnance ne s’y conforme pas, l’Office peut transmettre le dossier au Directeur des poursuites criminelles et pénales, qui prendra la décision d’intenter ou non une poursuite pénale. C’est le tribunal qui pourra, s’il rend un jugement de culpabilité, imposer une amende.